Personaleintritte und -austritte zu erfassen, sollte einfach und effizient möglich sein. Dazu muss die Bedienoberfläche für Nutzer:innen jedoch intuitiv und individuell anpassbar sein. Deshalb hat sich iSource für das IT Service Management (ITSM)-Tool FreshService entschieden, das dafür sorgt, dass der Identity Access Management-Prozess in Unternehmen reibungslos funktioniert.

Die Kundenanforderungen an IT-Systeme umfassen oft einen ganzen Katalog an Wünschen. Doch sie sollen vor allem eines sein: Einfach für Enduser zu benutzen und selbsterklärend sein. iSource nutzt FreshService, um die Erfassung von neuen Mitarbeitenden bei Eintritt oder die Löschung bei Austritt für ihre Kunden einfach und effizient zu gestalten.

Individuelle Lösungen für Kunden

Neben vorgefertigten Schnittstellen zu allen relevanten Umsystemen ist es iSource mit FreshSevice möglich spezialisierte Abläufe und eigens entwickelte Scripts auszulösen. So kann das IT-Unternehmen für alle Kunden individuelle Lösungen anbieten: von der modernen Azure Virtual-Desktopumgebung bis hin zu bewährten On-Premise-Plattformen können so die Anforderungen massgeschneidert umgesetzt werden.

Und trotz der hohen Komplexität im Back-End bleibt die Bedienung für Anwender so simpel wie möglich. Ein übersichtliches Formular fragt die relevanten Attribute bei Ein- und Austritt eines Mitarbeitenden ab, danach setzen sich im Hintergrund alle nötigen Mechanismen in Bewegung. Weitere Fragen können so definiert werden: Soll iSource zum Beispiel das First Login für einen Benutzer vornehmen? Oder braucht eine Benutzerin ein fertig eingerichtetes Notebook? Kunden können dies bei iSource einfach per Knopfdruck mitteilen oder spezielle Anforderungen im Kommentarfeld vermerken. Dann wird durch das iSource-Team der Antrag manuell bearbeiten, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse verstanden und umgesetzt werden.

Gesteigerte Sicherheit und Flexibilität

Neben kürzerer Durchlaufzeit und höherer Qualität wird auch die Sicherheit gesteigert. So können zum Beispiel im Voraus erstellte Konten erst am Tag des Eintritts aktiviert und am Tag des Austrittes sofort deaktiviert werden. Für jeden Neueintritt wird ein starkes, individuelles Passwort generiert, um die Sicherheit vom ersten Tag an sicherzustellen. Ein klares, auf Kunden zugeschnittenes Rollenkonzept nimmt ausserdem den Interpretationsspielraum aus Entscheidungen und macht das gefährliche Kopieren von Referenzbenutzer:innen überflüssig.

Fehlerüberwachung und Herausforderungen

Bei der Umsetzung von solch breiten Anforderungen in der Automatisierung ist eine saubere Erkennung von Fehlern und die darauffolgenden Reaktionen wichtig. Jeder Schritt wird bei FreshService penibel überwacht. Sollte in einem beliebigen Schritt ein Fehler auftreten, wird sofort ein:e Techniker:in aufgeboten, um zeitnah zu reagieren.

Doch auch mit herausfordernden Situationen hat sich das iSource-Automatisierungsteam auseinandergesetzt: Im Falle eines Express-Austrittes müssen Kunden so niemanden mehr von iSource anzurufen; sie können mit der entsprechenden Berechtigung ein Konto sperren und alle aktiven Verbindungen beenden.

Dank FreshService und gemäss dem iSource-Motto «You work. We care.» können wir unseren Kunden so eine optimale Lösung anbieten.

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