Einheitliches Vorgehen in IT-Projekten

Neue Collaboration-Tools fördern Effizienz und Transparenz

Wenn Mitarbeitende und externe Kunden an einem Projekt arbeiten, wird aus Zusammenarbeit schnell Sucharbeit: Wer ist zuständig? Welche Version ist aktuell? Wo stehen wir im Ablauf? Ein einheitliches Projektvorgehen reduziert genau diese Reibungsverluste und schafft Klarheit, Effizienz und Transparenz für alle Beteiligten.

Viele IT-Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern an der Art, wie man zusammenarbeitet. Einmal läuft die Planung über Excel-Listen, dann über E-Mails oder über Slack. Dokumente kursieren in mehreren Versionen, Entscheidungen sind schwer nachvollziehbar und neue Projektmitarbeitende müssen sich zuerst mühsam einarbeiten. Das Ergebnis: Missverständnisse, Verzögerungen und Mehraufwand. Bei Übergaben wie zum Beispiel vom Projekt in den laufenden Betrieb wird es besonders heikel, weil die Erwartungen und Zuständigkeiten nicht sauber geklärt sind.

Auch Kunden spüren das sofort: An wen wende ich mich in welcher Phase? Was ist der aktuelle Stand? Uneinheitliche Abläufe wirken nach aussen für die Kund:en unprofessionell und nicht standardisiert. 

Was ein einheitlicher Projektansatz bewirkt

Ein einheitliches Projektvorgehen ohne komplexe Listen und Versionschaos hin zu einem durchgängigen, schlanken Framework mit klaren Phasen, definierten Meilensteinen und zentral verfügbaren Informationen wie es iSource lebt und verwendet, erleichtert die Zusammenarbeit intern für die Projektmitarbeitenden als auch extern für die Kunden: 

• Klare Zuständigkeiten: Kunden wissen wer in welcher Phase ihr Ansprechpartner ist.
• Vertrauen und Tempo: Jedes Projekt wird grundsätzlich gleich aufgesetzt – unabhängig von der Grösse. Das erhöht Routine und Effizienz, lässt aber Raum für sinnvolle Verschlankung.
• Transparenz durch Prozess-Meilensteine: Es werden nicht nur Meilensteine in Form von Deliverables vereinbart, sondern auch prozessbedingte wie die Dokumentation von Veränderungen.
• Besseres Onboarding: Neue Kunden, Drittpartner oder interne Projektbeteiligte finden schneller Orientierung, weil Struktur und Dokumentation konsistent sind.

Inhaltlich deckt das einheitliche Projektvorgehen typische Projektphasen ab: von der Initiierung über die Umsetzung bis zum Abschluss. Dazu gehören Due Diligence, sauberes Change-Handling (z.B. Anpassungen an Offerten), UAT (User Acceptance Testing), Go-Live-Abnahme, Rollout sowie technische und kommerzielle Projektabnahme. Danach folgt ein internes Check-out-Meeting mit allen Projektbeteiligten und mit den Lessons Learned, die direkt in den kontinuierlichen Verbesserungsprozess einfliessen.

Collaboration-Tools: Zusammenarbeit, die Transparenz schafft

Einheitliche Abläufe wirken richtig, wenn sie durch passende Tools unterstützt werden – idealerweise so, dass alle Beteiligten jederzeit am gleichen Stand arbeiten. iSource nutzt dafür unter anderem Microsoft Teams nicht nur intern, sondern auch in der Zusammenarbeit mit Kunden. Ergänzend kommen moderne, kollaborative Bausteine wie Microsoft Loop zum Einsatz: Gemeinsam am selben Dokument arbeiten, Kommentare nachvollziehen und Änderungen transparent tracken. 

Projektvorgehen kontinuierlich weiterentwickeln

Gerade in der IT verändert sich die Welt schnell: Hybrid Cloud oder Modern Workplace – die Anforderungen an Projekte wandeln sich laufend. Ein gutes Framework ist deshalb kein starres Regelwerk, sondern entwickelt sich laufend weiter: Wo stehen wir, was sind die nächsten Schritte, welche Anpassungen sind nötig? iSource kombiniert dafür strukturiertes Change Management mit einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess: Aus jedem Projekt werden Erkenntnisse gesichert (Check-out/Lessons Learned), priorisiert und ins Vorgehen zurückgespielt. 

Ein einheitliches Projektvorgehen ist deshalb kein Selbstzweck. Es schafft Orientierung, spart Zeit, reduziert Missverständnisse und macht Zusammenarbeit für Kunden erlebbar einfacher.

In unserer iSource Podcast-Folge «Einheitliches Projektvorgehen – IT-Projekte erfolgreich steuern» sprechen Moderator Stephan Lendi und Thomas Kläy, IT Service Manager bei iSource, über das einheitliche Projektvorgehen, welches Klarheit, Effizienz und viele Vorteile für Kunden schafft.

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